Przegląd tygodnia – jak być produktywnym ✅

Cześć! Pokażę Ci moje ulubione narzędzie, które pozwala mi utrzymać wysoki poziom produktywności. Dzięki niemu mam kontrolę nad tym co się dzieje w kolejnym tygodniu. Pozwala mi utrzymać porządek we wszelkich moich sprawach. Co tydzień, zazwyczaj w niedzielę wieczorem, planuję kolejny tydzień, przeglądając wcześniej różne rzeczy. Krok po kroku pokażę Ci jak to wygląda.

1. Chwila dla siebie

Zanim przejdę do przeglądu, muszę się przygotować. Średni czas takiego przeglądu to około dwóch godzin, więc rezerwuje taki czas. Kolejna sprawa, to wygodna pozycja. Zanim jednak przejdę do sedna, chwila medytacji, zamykam oczy, skupiam się na oddychaniu, kilka głębokich wdechów i wydechów.

Po lekkim rozluźnieniu zastanawiam się chwilę za co jestem wdzięczny:

• dziś,
• w tym tygodniu,
• w tym miesiącu,
• w tym roku,
• w swoim życiu.

Jak często zadajesz sobie takie pytania? Z moich obserwacji wynika że rzadko się nad tym zastanawiamy. A warto. Taka chwila refleksji pozwala przypomnieć sobie dobre chwile, a ponadto wprowadza w dobry nastrój przed robotą do wykonania.

2. Skrzynki odbiorcze

To pierwsze miejsce które przeglądam. Przez cały tydzień potrafi się zebrać sporo zaległości.

Zaczynam od biurka, tutaj odkładam wszystkie dokumenty i inne papiery na później. Większość z nich skanuję i umieszczam w odpowiednim miejscu w chmurze. Tworzę też zadania w Nozbe jeśli dany papier wymaga podjęcia akcji.

Następnie przechodzę do skrzynki odbiorczej e-mail. Staram się codziennie przeglądać i stosować zasadę zero inbox. Jednak często coś tam zostaje. Poza tym, w niedzielę dostarczana jest większość newsletterów. Schemat akcji jest prosty, to co istotne archiwizuję, to co nieistotne trafia do kosza, a rzeczy które wymagają podjęcia akcji przesyłam dalej do Nozbe ↗️.

Kolejny krok to inbox w Nozbe. Domyślnie każde nowe zadanie tam wpada. Przechodzę przez każde zadanie i umieszczam je w konkretnym projekcie. Gdy zadanie jest bardziej skomplikowane, od razu zamieniam je w projekt i tworzę w nim kilka pierwszych zadań (metoda małych kroków).

Po Nozbe przechodzę do przeglądu folderów Pobrane rzeczy na komputerach i telefonie. Przez tydzień potrafi się tam nazbierać sporo plików. Postępowanie jest tożsame z dokumentami na biurku.

Następna w kolejce jest aplikacja Notatki. Używam jej codziennie do wielu rzeczy. Przeglądam wszystkie notatki z aktualnego tygodnia. Często znajduję jakieś chwilowe zapiski które są już nieaktualne, więc je usuwam. Analogicznie jak w Nozbe czy e-mail, w notatkach mam folder skrzynka odbiorcza który jest domyślnym folderem, wszystko co tam znajdę organizuję w odpowiednie foldery.

Finalnym krokiem jest coś co robię od niedawna, przegląd zdjęć z ostatniego tygodnia. Pozwala mi to niewielkim kosztem zapanować nad stale rosnącą biblioteką zdjęć. Co prawda nie robię ich dużo, dlatego ten krok jest dla mnie łatwy. Wybieram te które mi się podobają, resztę usuwam. Organizuje je w odpowiednie albumy.

3. Cele i zasady

Po skrzynkach odbiorczych przechodzę do przeglądu celów i zasad. Mam je wszystkie spisane w aplikacji Notatki. Pierwsza rzecz do której zaglądam to “kod” spisany z książki “THE CODE. THE EVALUATION. THE PROTOCOLS” autorstwa Jocko Willink, Dave Berke i Sarah Armstrong ↗️. Jest to zbiór 10 zasad (lepsza wersja 10 przykazań IMHO 😆) które bardzo mi się spodobały, staram się żyć zgodnie z nimi.

Po odświeżeniu “kodu” odświeżam sobie swoje własne zasady i wartości. Jakiś czas temu spisałem je, natchniony przez podkastem “Więcej niż oszczędzanie pieniędzy” autorstwa Michała Szafrańskiego ↗️. Czasem dopiszę coś nowego, lub też coś poprawię.

Następnie przeglądam swoje cele. Wyznaczam sobie cele na:

• życie,
• rok,
• miesiąc,
• tydzień.

O celach postaram się jeszcze napisać osobny wpis w przyszłości. Z pewnością pojawi się tutaj odnośnik do niego.

Ostatnią rzeczą jest rzut okiem na budżet domowy i firmowy, sprawdzam jego realizację.

4. Kalendarz

Kalendarz mam zintegrowany z Nozbe. Ponadto mamy współdzielony kalendarz rodzinny. Dlatego kalendarz jest dla mnie istotnym narzędziem które agreguje dane z różnych miejsc.

Pierwszy krok to przejrzenie zeszłego tygodnia. Czasami zdarzają się tam rzeczy które wymagają dalszych prac, a zapomniałem to dodać do Nozbe czy kalendarza.

Drugi krok to przejrzenie kolejnego tygodnia. Szybko mogę zweryfikować plany i zadania wstępnie zaplanowane. Często coś usuwam lub przesuwam bo wiem że to się nie wydarzy.

Trzeci krok to dodanie zdarzeń / zadań które wiem że się wydarzą w najbliższym czasie, a nie zdążyłem jeszcze tego dodać.

Czwarty, a zarazem ostatni krok, to przegląd dziennika który prowadzę na bieżąco, codziennie. Na jego podstawie mogę sobie przypomnieć wydarzenia z mijającego tygodnia. Czasami znajdę tam jakąś myśl która może wpłynąć na planowanie.

5. Kategorie

W Nozbe używam kategorii do grupowania zadań, głównie w ramach czasowych. Mam takie kategorie jak:

• Rok 2021
• Miesiąc 02 luty
• Tydzień 17

W kategoriach rocznych są zadania które chciałbym wykonać w danym roku ale jeszcze nie wiem kiedy dokładnie. Od nich zaczynam przegląd. Być może jest tam coś, co chciałbym zrobić w kolejnym tygodniu albo miesiącu.

Analogicznie sprawa wygląda z kategoriami miesięcznymi. Są tam zadania na aktualny miesiąc. Przeglądam czy wszystko się tam zgadza, czy coś da się wykonać w kolejnym tygodniu.

Trzeci typ kategorii to tygodnie. Najpierw przeglądam zadania z zeszłego tygodnia, być może są tam jakieś zaległości, albo zadania które nie podjąłem z innych przyczyn. Następnie zaglądam do kategorii z zadaniami na przyszły tydzień. Zazwyczaj mam tam przygotowaną masę zadań. Szybko przeglądam – to czego nie chcę robić albo wiem że nie będę mógł robić, zrzucam na dalsze tygodnie przy pomocy odpowiedniej kategorii.

Ostatni typ kategorii, to kategorie kontekstowe, jak np. sprzedaż / kupno, telefon, praca. Pozwala mi to łatwy sposób grupować zadania i w razie potrzeby je szybko odnaleźć. Np gdy planuję budżet na nowy miesiąc to kategoria sprzedaż / kupno jest bardzo przydatna 🙂

6. Projekty

Prosty krok, ale czasochłonny, ze względu na ilość projektów i zadań które aktualnie mam w Nozbe. Przechodzę przez każdy projekt po kolei, zadanie po zadaniu. Przy każdym z nich zastanawiam się:

• czy jest w ogóle potrzebne?
• czy faktycznie wydarzy się w danym terminie?
• czy muszę je wykonać samodzielnie, z kimś, a może mogę je oddelegować?
• czy kategorie są dobrze ustawione?
• czy jest to większe zadanie które trzeba zamienić w projekt?

Ponadto zastanawiam się nad całymi projektami – może nie jest on już potrzebny / ważny?

Do niektórych projektów mam przypisane etykiety. To takie kategorie, tylko dla projektów. Używam ich do oznaczania całych projektów które zaplanowałem na dany miesiąc czy też okres kilku miesięcy. Ponadto oznaczam też projekty które chciałbym wykonać w danym roku, ale nie wiem kiedy dokładnie. Jest to jeden z elementów planowania roku, o którym kiedyś na pewno napiszę.

7. Przyszły tydzień

Po przejrzeniu wszystkiego jak należy, mam wszystkie zadania na przyszły tydzień oznaczone kategorią odpowiedniego tygodnia, np. tydzień 37. Już raz przeglądałem tą listę, ale po przejrzeniu projektów, zawsze coś tutaj jeszcze wpadnie. Dlatego zaczynam od szacowania zadań. Następnie sortuję zadania według pilności / ważności. Po przejrzeniu kalendarza, wiem ile mniej więcej czasu mam dostępnego czasu. Tym samym, idąc od dołu listy, przerzucam zadania które nie zdołam zmieścić w nowym tygodniu, na kolejne tygodnie czy nawet miesiące.

Tak już odfiltrowane zadania rozmieszczam w czasie, wybierając dzień w którym chciałbym je wykonać. Są też zadania które niekoniecznie chciałbym realizować w danym dniu, oznaczam je po prostu jako priorytet. Takie zadania zawsze są widocznie na ekranie głównym Nozbe, będą tam wisieć dopóki go nie wykonam.

Finalny krok to ponowne przejrzenie listy priorytetów a także kalendarza na przyszły tydzień. Na koniec zostaje już tylko uczczenie udanego przeglądu, co zazwyczaj kończy się pójściem spać, bo robię to w niedzielę wieczorem 😆

Podsumowanie

Jak widzisz, zajmuje to sporo czasu. Wieczór niedzielny mam z głowy. Zadajesz sobie pewnie pytanie, czy warto? Czy da się prościej?

Jasne że tak! Mój system jest już mocno dojrzały i mocno ewoluował przez kolejne iteracje. Wystarczy że zrobisz cokolwiek by zaplanować swój tydzień. Najważniejsza jest tutaj systematyczność, to jest klucz w pielęgnacji swojego systemu zarządzania czasem.

Co to daje? Poczucie kontroli. Rzeczy które przeglądam są co tydzień weryfikowane. Bez tego przeglądu, zapisałem różne rzeczy, które potem czekały aż sobie o nich przypomnę. Najgorsze, jak to było coś ważnego, dla kogoś na kim mi zależy (pozdrawiam żonę 🙃). Koszt jest spory, ale niesie dużo większą wartość, więc zdecydowanie warto!

Czy warto planować na większy okres czasu? Ja próbowałem. Nie sprawdziło się to. Ale może tobie to podpasuje. Sprawdź i przekonaj się sam. Mój system jest skrojony pod moje wymagania. Możesz go użyć 1:1 albo przystosować pod siebie. Mam nadzieję że jakoś Ci to pomoże 🙂

Pytania? Uwagi? A może chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami? Chętnie poczytam, być może twoje rady się sprawdzą u mnie. Zapraszam do komentarzy! A do tego chciałem podziękować za to że poświeciłeś swój cenny czas 🙏🏻